Suur osa enamikest koosolekutest on mõttetu ajakulu. Sestap alljärgnevalt mõningaid mõtteid.
- Korralda koosolekuid ainult vastava vajaduse korral ja olukordades, kus kommunikatsioon distantsilt pole otstarbekas.
- Kaasa võimalikult vähe inimesi ehk teisisõnu ainult need, kelle kohalolu on mingi otsuse tegemiseks või protsessi juhtimiseks hädavajalik. Ehk tõstab mõni selle peale hädakisa või lausa solvub, aga küll muutub ajapikku leplikuks.
- Planeeri koosolekuks maksimaalselt üks tund. Tõsi, koosoleku pikkus ei ole iseenesest kvalitatiivne näitaja, kuid üldjuhtudel on koosoleku pikkus pöördvõrdelises seoses koosoleku sisukusega.
- Vähenda regulaarseid koosolekuid ning keskendu ad-hoc tüüpi koosolekute juurutamisele. Sellele ollakse alguses kindlasti vastu, kuna regulaarsed koosolekud tugevdavat meeskonnavaimu ja olevat möödapääsmatud teiste osakondade tööst ülevaate saamiseks (sellele argumendile on kaunis raske vastu vaielda).
- Saada enne kohtumist laiali päevakord ja veendu, et inimesed on koosolekuks valmistunud ja võimelised reaalset sisendit andma. Päevakorraks võiks maksimaalselt olla 5-6 teemat, igale teemale peab olema määratud vastutaja ja NB! kindel ajavahemik. Ajalise piirangu puudumisel kisub kogu värk rappa, kuna igaüks peab kõige olulisemaks just oma vastutusvaldkonda kuuluvat. Lisaks kipuvad sellistel puhkudel soleerima jutupaunikud, kes kõige rohkem siin ilmas armastavad kuulata oma hääle kaunist kõla.
- Koosoleku korraldajana pead tagama koosoleku (mitteformaalse) protokollimise, mis saadetaks pärast koosoleku lõppu osalejatele laiali follow-up tegevusteks.
- Koosolekul ei tohi käsitleda mitte ühtegi teemat, mis ei puuduta kõiki kohalviibijaid. See on üks suurimaid möödalaskmisi, mida enamikes ettevõtetes kahjuks tehakse. Sestap veelkord - iga käsitletav teema peab endasse kaasama kõik osalejad.
- Koosolekut tuleb juhtida, mitte lasta sellel voolata omasoodu. Osalejad peavad olema aktiivsed ja laskma oma mõtetel kõlada, kuid ühe inimese sõnavõtt ei tohiks olla korraga pikem kui paar minutit - tegemist on siiski koosoleku, mitte loenguga (siingi on erandeid).
- Kui vähegi võimalik, siis koosolekuid ei tohiks planeerida esmaspäeva ennelõunatele ja reede pärastlõunatele. Esimesel juhul pole inimesed jõudnud töönädalasse veel korralikult sisse elada ja teisel juhul ollakse mõtetega juba nädalavahetuses.
- Koosolekud kulgegu positiivses noodis - isikukohane kriitika peaks jääma nelja silma vestluse raamidesse.
Üks kommentaar
Kõik on täiesti õiged ettepanekud. See on hämmastavalt masendusseajav, milliseid koosolekuid korraldatakse. Kõige rohkem olengi kokku puutunud ise seitsmenda punktiga - aetakse hulk töötajaid koosolekule ja siis hakatakse rääkima mingitest pisidetailidest, mis puudutavad üht-kaht inimest paarikümnest, ülejäänud ei pruugi üldse aru saadagi, millest jutt on. Ja vähe sellest - juttu jätkub kauemakski, hoidku jumal selle eest, kui peaks mingi vaidlus veel tekkima nende asjassepühendatud inimeste vahel.
Kahjuks tuleb ka tõdeda, et osadel inimestel pole mitte mingisugust ettekujutust sellest, kuidas koosolekut juhtida üldse ja kuidas koosoleku juhina käituda ning koosolek on ette valmistamata. Aetakse nagu loomad kõik töötajad koosolekuruumi kokku, siis selgub et pole piisavalt toole - minnakse maja peale lisatoole otsima. Koosoleku algus venib. Siis ei hakka presentatsioon tööle. Algus venib veel. Lõpuks koosolek algab, aga koosoleku eest vastutav töötaja naisterahvas, kes räägib hiirvaikse häälega - tagumiste ridade inimestel on juba igav, midagi kuulda pole. Lõpuks saab ruumis õhk otsa, nõrgemad hakkavad näost siniseks tõmbuma, kõik hakkavad nihelema. Kusagil kellegi kabinetis heliseb telefon - savi, las heliseb, kedagi telefonidele vastama ei jõtnud, meie peame koosolekut, kama nendest kliendisuhetest ja koostööpartneritest